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  1. 封筒・帳票の規格変更で費用を削減!(愛知県一宮市)

封筒・帳票の規格変更で費用を削減!(愛知県一宮市)

日本郵便は平成29(2017)年6月1日から、角型2号を超えるサイズは「規格外」として郵送料を値上げすると発表しました。これにより、愛知県一宮市の市民税課は頭を悩ませます。今まで通りのやり方では、予算を大幅に超えてしまうからです。

そこで市民税課がとった行動とは――?

※下記はジチタイワークス Vol.5(2019年4月発刊)から抜粋し、記事は取材時のものです。

法令規格を守りつつ、値段を抑えるために

これまで市民税課はB4サイズの「市・県民税特別徴収税額通知書」を、角型0号の封筒に入れて送付していました。ところが、改定後もこの封筒を使ってしまうと郵送料は242万円もの負担増になってしまいます。そこで考えたのが封筒と通知書の規格変更でした。

値上げを回避するには、規格内に収まる角型2号の封筒で送付する必要があります。しかし、ただ封筒を変えるだけでは意味がありません。通知書の縦幅が封筒の縦幅より短いため、折って入れてしまうと封筒の窓あき部分から宛名がずれてしまうのです。ところが通知書はB4と法令で定められているため、サイズを変えることは不可能。

そこで、通知書に12インチごとの横ミシン目を1本追加しました。こうすることで、縦幅が角型2号の封筒と同じになり、宛名のずれを防ぎながら郵送料の規格内で送付することに成功。さらに、ミシン目で切り離せば法令規格のB4サイズも守られます。

規格変更がもたらした効果とは

解決方法の実現のために、印字位置を調整するシステム変更費や通知書を二つ折りにするための委託費などが増加しましたが、トータルとして152万円もの経費削減を達成しました。また、通知書にプラスしたミシン目部分には、税額通知に関してよくある質問と回答を掲載。副次的効果として、問い合わせが減少し、窓口対応の時間削減にもつながったといいます。

さらに、一宮市役所が開催する業務改善発表会「K-1グランプリ」(※K-1は「かいぜんいちのみや」の略)では平成30(2018)年度のグランプリに輝きました。今後は、封筒に広告を掲載するなど、さらなる経費削減に向けて動くそうです。

 

お問い合わせ

愛知県一宮市総務部市民税課 市民税グループ
0586-28-8964

 

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